Daß die eMail-Archivierung eine gesetzlich manifestierte Pflicht ist, wissen Sie als Geschäftsmann sicherlich bereits. Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischen Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf oder mit dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung -, vollumfänglich und ausnahmslos.
Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per eMail kommuniziert, ist das Unternehmen im Zugzwang: Spätestens zum 31. Dezember 2016 mußte eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.
Soll heißen: Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischen Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung -, nun vollumfänglich und ausnahmslos! Werden Anfragen, Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per eMail kommuniziert, ist das Unternehmen im Zugzwang: Spätestens zum 31. Dezember 2016 mußte eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.
Steigende Unternehmenskosten bei falscher Umsetzung
Seitdem muß beispielsweise jeder Wirtschaftsprüfer jegliche nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen ahnden – und das kann Unternehmen teuer zu stehen kommen, nicht nur hinsichtlich des Strafmaßes. Denn auch die Prozesse auf dem Weg hin zur gesetzestreuen Umsetzung können, nicht rechtzeitig und ohne die richtigen Mittel realisiert, immense Kosten verursachen.
Doch was genau hat es mit dem vollumfänglichen Inkrafttreten der GoBD auf sich? Die GoBD haben die alten Grundsätze GDPdU und GoBS zur Archivierung elektronischer Dokumente abgelöst und regeln seit dem 01.01.2015 unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und -aufzeichnungen sowie deren Unveränderbarkeit. Dabei müssen die genannten Materialien nicht nur auffindbar, sondern auch indiziert und stets abrufbar sein.
Der Unterschied zwischen Archivierung und Backup
Das Daten-Backup ist eine kurz- bis mittelfristige zusätzliche Speicherung von Daten. Das Backup dient zur temporären Verfügbarkeit von Daten sowie zur Wiederherstellung verlorener Daten nach physikalischen Festplatten-Schäden oder nach Datenverlust durch Fehlverhalten von Anwendern. Für Backup-Bänder gibt es keine festen Aufbewahrungspflichten. Wichtig ist, daß das Unternehmen jederzeit aus dem Backup seine Daten wiederherstellen kann.
Eine Archivierung ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem externen System. Ihr Zweck ist nicht primär die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, sondern die Dokumentation. Wie lange die aufbewahrungspflichtigen Daten auf dem separaten Datenträger vorzuhalten sind, hängt von ihrer Art ab. Die wichtigsten Regelungen für Unternehmen sind in den §§ 238, 257 HGB und § 147 AO zu finden. Diese Normen regeln die unterschiedlichen Fristen für kaufmännische Dokumente.
Weitere Vorgabe der GoBD ist, daß die eMails unverändert zu archivieren sind. Eine reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht. Es reicht auch nicht aus, wenn die geschäftliche eMail-Korrespondenz innerhalb eines Mailsystems oder Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen aufbewahrt wird. Vielmehr müssen Archivierungssysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gesichert werden kann. Auch sollte das System protokollieren können, wann und inwieweit ein Dokument geändert wurde.
Das Archivierungssystem ( https://www.twosteps.net/emailarchivierung.php) der twosteps GmbH erfüllt diese Anforderungen und nimmt Ihnen an dieser Stelle auch die Hemmschwelle IT.